En esta tercera parte nos centramos en el proceso de justificación de nuestra subvención

Autora: Alba Alegre

Después de repasar nuestra experiencia con las subvenciones culturales, desde la idea a la financiación, pasando por la búsqueda y la solicitud de la ayuda que mejor nos encaja, hoy vamos a hablar de cómo justificarla. En el proceso de justificación de nuestra subvención nos encontramos un montón de trabas y problemillas, ¡esperamos que nuestra experiencia os ayude a evitarlos!

¿Qué gastos puedo incluir?

Sin duda, el primer paso es aprenderse de memoria la definición de gasto subvencionable. Según el Instituto Nacional de las Artes Escénicas y de Música (INAEM),

“se consideran gastos subvencionables aquellos que de manera indubitada respondan a la naturaleza de la actividad subvencionada, resulten estrictamente necesarios y se realicen en el plazo establecido en esta convocatoria y en la resolución de concesión o sus posibles modificaciones. En ningún caso el coste de adquisición de los gastos subvencionables podrá ser superior al valor de mercado.”

También ayuda familiarizarse con la documentación que hay que rellenar a lo largo del proceso de justificación. En nuestra subvención, teníamos el presupuesto detallado con las partidas previstas y efectivas. Además incluimos

  • la memoria de otros ingresos recibidos
  • la memoria detallada del gasto
  • el listado de justificantes, original y fotocopia, de las facturas
  • los justificantes de pago (aunque últimamente ya no piden las facturas originales, siguen el método del muestreo)

justificacion subvenciones culturales

En definitiva, un mar de papeles en el que fácilmente te puedes perder. Por eso es vital manterner el ORDEN. Nosotros creamos una carpeta para todo el gasto que íbamos imputando al proyecto de la nueva producción. Recuerda que normalmente el gasto se realiza mucho antes de que salga la resolución de las ayudas, por lo que si recopilas todas estas facturas desde el principio, en la solicitud será más fácil presentar un presupuesto ajustado a la realidad.

Dentro de las facturas

Las facturas deben dirigirse al beneficiario de la ayuda, así como las altas en la Seguridad Social del resto del equipo. Al pagar con tarjeta de crédito y/o débito asegúrate que el titular de la tarjeta coincide con el beneficiario de la ayuda. Además recuerda guardar el ticket para incluirlo en la justificación. Que no te pase como a nosotros, que hicimos varias compras de utilleria en bazares y supermercados, y al tratar de justificar este gasto no nos lo aceptaron.

Importante: El IVA no es un gasto subvencionable. Cuando sumes el total de facturas recibidas recuerda contabilizar solo las bases imponibles (esto es, el importe de la factura sin IVA).

Una de las partidas de gasto más sencillas, muy recomendable para empezar, son los Gastos Indirectos. Estos gastos se producen aunque no haya actividad en la compañía. Algunos ejemplos son el alquiler del local, gastos administrativos, agua, luz, teléfono, etc. Las facturas de gastos indirectos que se presenten para la justificación deben coincidir con el periodo en el que se haya desarrollado la actividad. Puede ser tanto una actuación como ensayos. De esta manera evitamos que rechacen las facturas de gastos indirectos. Tanto en las ayudas del Institut Valencià de Cultura (IVC) como las del INAEM, los gastos indirectos no pueden superar el 25 % del total del presupuesto.

Gastos y presupuesto

justificacion subvencion culturalCuadrar el presupuesto final con el listado de justificantes es un tema aparte. En nuestro caso, vivimos varios escenarios en los que nos sobraba o nos faltaba gasto, por eso recomendamos tomarse esta tarea con paciencia. Una buena opción es rellenar ambos modelos a la vez, es decir, cuando introduzcas una factura en el listado de justificantes, contabilízalo directamente en el apartado del presupuesto correspondiente.

Si el presupuesto final no coincide con el inicial en un porcentaje significativo, hay que explicar el motivo. Nosotras aconsejamos que, si durante el proceso de creación o durante la gira eres conscientes de que el presupuesto se está desviando, lo notifiques inmediatamente al organismo que te ha concedido la ayuda. De esta forma sabrás con certeza si el aumento del gasto será admitido. Evita siempre llegar a la fecha límite para la justificación y no poder contar con esas facturas.

Atención a estos pagos

En general recomendamos tener cuidado con los pagos en efectivo. En las bases de la convocatoria suelen fijar los límites de dichos pagos. Para nuestra producción teníamos varios colaboradores que en principio cobrarían solo si teníamos subvención. Cuando supimos que habíamos obtenido la ayuda, realizamos los pagos en metálico, ya que no eran autónomos ni tenía sentido darles de alta un día al azar. Error: hay que intentar que el pago sea por transferencia bancaria, con un importe inferior a 300 euros, y sobre todo, que el porcentaje total de pagos en efectivo no sea excesivo. Si no es posible hacer una transferencia, podemos recurrir al recibo, pero siempre intentando que no sea el tipo de gasto habitual dentro de la justificación.

Un punto que genera bastante confusión, y hablamos por experiencia propia, son los gastos justificables y no justificables. Cuando obtienes una ayuda de gira no todos los gastos son válidos, aunque estén directamente relacionados con la actuación. Por ejemplo, solo se pueden justificar los gastos de los desplazamientos en modo turista. Los gastos en primera clase no son válidos. Tampoco valen las facturas del taller del coche y/o furgoneta. No es posible que te acepten grandes comilonas, tampoco vale incluir gastos previos de la gira aunque se trate del mismo espectáculo… Cuidado con este tipo de gastos no justificables, porque lo que interesa es tener el 100 % de los gastos correctamente justificado.

Presentar la documentación con tiempo

Una vez esté todo ordenadito y cuadrado, enciende el ordenador. Llegamos al siguiente paso: subir la documentación en pdf a la plataforma digital. En ese momento todo va bien hasta que hay que firmar de manera digital y… ¡sorpresa! Java no está actualizado… Hay que descargar la actualización y volver a empezar. Si quieres evitar que te dé un infarto, no esperes a última hora para presentar la documentación justificativa. Nosotros apuramos el plazo y en el momento de subir la documentación estaba media Valencia haciendo lo mismo. La página tardaba mucho en cargar y se colgaba con bastante frecuencia. Aquí empezamos a sudar y a maldecir todo lo maldecible…

Por eso, nuestro consejo: tenerlo todo preparado antes de la fecha final de justificación. Seguro que entre que finaliza la gira o la producción tienes suficiente tiempo para preparar la justificación de la subvención y enviarla. Esperar al último momento es un error. Además de que el sistema pueda estar colapsado, recuerda que si se presenta con retraso te penalizan. De esto también sabemos, una vez presentamos la justificación al día siguiente de que finalizara el plazo y nos recortaron un porcentaje de la ayuda. Además, este retraso se tiene en cuenta para solicitudes posteriores e incluso pueden penalizarnos por ello, ¡así que mejor no jugársela!

Una vez presentada la documentación a través de las diferentes plataformas electrónicas solo queda esperar la respuesta del organismo correspondiente. Pueden contestarnos que todo está correcto o pedirnos algún justificante de pago que les ayude a entender mejor la naturaleza del gasto.

En resumen

El paso de la justificación de subvenciones culturales es muy muy importante. Primero, porque es el paso previo a recibir el dinero que en muchas ocasiones habremos avanzado o le deberemos al banco. Segundo, porque la calidad del gasto presentado marcará en gran medida la posibilidad de repetir como beneficiario de una ayuda pública en convocatorias posteriores.

¡Mucha suerte a los que ahora mismo estáis con la justificación de alguna subvención! Si quieres que te ayudemos, echa un vistazo a nuestros servicios de Gestión Integral de Subvenciones culturales. Este servicio abarca la búsqueda, solicitud y justificación de ayudas públicas para proyectos artísticos a nivel regional, nacional e internacional.

Si te perdiste la primera parte en la que contamos nuestra experiencia al solicitar una subvención cultural puedes leerla aquí. Ese post abarca desde la idea de producir un espectáculo teatral hasta la financiación, en forma de ayuda pública, Si quieres saber cuál es la manera de buscar y solicitar una subvención cultural, lee nuestra experiencia aquí.

En el próximo post haremos un resumen que condense los aprendizajes de nuestra experiencia en primera persona con las subvenciones culturales.

¿Te lo vas a perder?