En esta segunda parte revisamos el proceso de búsqueda y solicitud de subvenciones para proyectos artísticos

Autora: Alba Alegre

Hoy seguimos con nuestra experiencia propia en el mundo de las subvenciones culturales. El post de hoy se centra en el proceso de búsqueda de la mejor subvención. Para ello valoramos lo que mejor se adapta a nuestro proyecto artístico, tanto por la estructura como por el tipo de proyecto que queremos realizar. También te contamos nuestra solicitud de ayuda cultural, cómo fue el proceso de rellenar los formularios y presentar la solicitud.

Primer paso: fijar objetivos

Lo primero es tener muy claro el objetivo que queremos conseguir. No es lo mismo una producción, ya sea de teatro, danza o circo, que una gira programada que queremos financiar con ayuda pública. Actualmente hay diversas modalidades de ayudas públicas. Las ayudas más comunes son las subvenciones a gira por territorio nacional o en el extranjero, además de ayudas a la producción de nuevos espectáculos. Antes de iniciar cualquier proceso recomendamos informarse bien de todas las opciones. Para ello hay que leerse las bases completas, aunque sean largas y tengan un vocabulario técnico.

Ayudas a proyectos emergentes y a gira

Para nosotros, la decisión de a qué ayuda optar fue sencilla: teníamos la producción en marcha y ya habíamos abonado algunas facturas y salarios de los ensayos a las actrices. También teníamos claro los gastos totales aproximados de lo que nos iba a costar la producción.

A nivel nacional, el Instituto Nacional de las Artes Escénicas y de la Música (INAEM) es el organismo encargado de las ayudas en este campo. Como no ofrece modalidad de producción, acudimos directamente a la convocatoria de ayudas de producción de nuestra comunidad autónoma. En la C. Valenciana existen dos tipos de subvenciones culturales que ofrece el Institut Valencià de Cultural (IVC): una es a proyectos emergentes, esto es, empresas de menor antigüedad, y la otra, a empresas teatrales ya consolidadas.

Al tratarse de nuestra primera producción nos decantamos por la modalidad de proyectos emergentes. Aunque el importe económico de esta ayuda es inferior al de las empresas consolidadas, las bases se ajustan mejor a nuestra estructura empresarial. Si tienes dudas sobre qué modalidad encaja mejor con tu proyecto, pregunta a la propia institución. A veces pecamos de no pedir ayuda y ¡con una simple llamada podemos resolver asuntos que nos facilitan obtener la deseada subvención!

Si solicitas una ayuda a gira, ten en cuenta que la gira debe estar (prácticamente) cerrada en el momento de la solicitud. Para ello, debes presentar las cartas de invitación o los contratos de los bolos que vas a desarrollar.

Estructura de las solicitudes de subvenciones

Al solicitar una subvención cultural tienes que estar constituido como autónomo o como sociedad en cualquiera de sus modalidades. Además, debes demostrar que estás al corriente con tus obligaciones fiscales y con la Seguridad Social.

Los modelos de solicitud de subvenciones culturales se dividen en varias partes. La primera recoge datos objetivos. Por ejemplo, número de intérpretes, fecha de estreno, ficha artística, historia de la compañía, producciones del ejercicio anterior… También hay un apartado para desarrollar una breve descripción del proyecto. En nuestro caso, expusimos las razones y motivaciones que nos habían llevado a apostar por Ciencia Club Clown. Visto con retrospectiva creo que esta fue una de las claves del éxito de nuestra solicitud.

El jurado que valora tu solicitud está formado por personas relacionadas con las artes, por lo que tiene esa sensibilidad de artista. Este es el momento de explicarles lo que diferencia a tu proyecto artístico del resto. Cuéntales

  • el alma de tu proyecto,
  • qué te ha llevado a crearlo,
  • qué valores quieres transmitir,
  • qué aportas a la sociedad con el proyecto y
  • quiénes están detrás de él, exponiendo brevemente los currículos de cada una de las personas que van a participar.

Si tú crees en lo que estás creando, será más fácil que puedas “convencer” al jurado de que realmente es un buen proyecto. Evidentemente hay una parte de valoración objetiva que tienes que superar, pero hay que ir a por todas.

Cómo elaborar un buen presupuesto

En algunas convocatorias te piden información sobre cómo vas a financiar la parte del proyecto que no te subvencionan, así como un plan de explotación. En nuestro caso, expusimos el plan que teníamos para recuperar la inversión y obtener beneficio. Fijamos un caché y lo dividimos según el importe total de la producción, de manera que obtuvimos el número de actuaciones necesarias para, por lo menos, cubrir costes.

Con un ejemplo práctico: si la producción cuesta 12.000 eur y el caché por actuación son 1.200 eur.
Dividimos 12.000 / 1.200 = 10 actuaciones necesitamos para cubrir costes. A partir del bolo 11 estaremos ganando dinero.

En este apartado de financiación también es el momento de comentar si ya tienes actuaciones cerradas o gente interesada para futuros bolos. Como decimos en Valencia, “cuanto más azúcar, más dulce”. Eso sí, ¡respeta la extensión de contenido para que no te penalicen.

La elaboración del presupuesto es un bloque vital en la solicitud de una ayuda pública. Aunque todo el contenido de la solicitud es importante, el presupuesto es el que más marca el camino. Ten en cuenta que si te pasas con las cantidades, luego tendrás que justificar hasta el último céntimo.
El dinero de la subvención llega cuando tienes todos los gastos justificados al 100%. Para agilizar el proceso te recomendamos siempre que sea posible solicitar facturas proforma de los servicios profesionales externos que contrates durante la producción. De esta manera, dejas constancia de que se trata de una producción profesional, seria y coherente con los precios del mercado. Cuando el tribunal compruebe la partida presupuestaria valorará este detalle.

Si estás preparando un presupuesto para solicitar una ayuda a gira, el proceso es más sencillo. En esta modalidad puedes prever con antelación casi la totalidad de los gastos: kilometraje, hospedaje, dietas, salarios, gasolina, etc. Si le dedicas un momento a estos números, cuando llegue la justificación todo cuadrará.

Si la producción o la gira se va a desarrollar durante unos meses concretos del año, los gastos indirectos (administración, gestoría, teléfono, luz, alquiler local, etc.) deben corresponder a esos meses de actividad efectiva. No incluyas los gastos indirectos de todo el año, así evitas que en la justificación te pongan problemas y eliminen esas facturas, con el reajuste y el caos que ello conlleva.

¡A por todas!

Por último hay que repasarlo todo, corregir posibles faltas de ortografía y erratas. En resumen, se trata de elaborar un dossier de venta muy completo con el objetivo de conseguir financiación para hacer realidad tu proyecto artístico. Al final, nuestro espectáculo Ciencia Club Clown consiguió la subvención. Cuando recibimos la noticia nos sentimos muy respaldados, puesto que expertos externos a nuestros proyecto habían confiado en él tanto como para financiarlo.

Si ahora mismo dudas si solicitar una subvención porque no tienes el proyecto muy definido o no te ves capaz, desde aquí te recordamos que “Más vale hecho que perfecto». Preséntalo de la mejor manera y vuelca todo tu proyecto en la solicitud. Empieza plasmando la idea principal y luego ya vendrá la parte creativa y de ajuste de las variaciones que vayan surgiendo. Lo importante es poner esta primera semilla “económica” que nos ayudará a arrancar y a poner en marcha el proyecto.

Y si quieres que te ayudemos, echa un vistazo a nuestros servicios de Gestión Integral de Subvenciones culturales. Este servicio abarca la búsqueda, solicitud y justificación de ayudas públicas para proyectos artísticos a nivel regional, nacional e internacional.

Si te perdiste la primera parte en la que contamos nuestra experiencia al solicitar una subvención cultural puedes leerla aquí. Ese post abarca desde la idea de producir un espectáculo teatral hasta la financiación, en forma de ayuda pública,

En el próximo post te contamos la parte menos glamurosa al recibir una subvención cultural: ¡justificarla!

¿Sobrevivimos al intento?