¿Te han concedido una subvención para desarrollar un proyecto cultural?

¿No sabes por dónde empezar a justificarla correctamente?

Te ofrecemos diez claves para que la justificación de la ayuda cultural vaya como la seda

justificacion subvencion

  1. Sé muy ordenad@: lleva una contabilidad ordenada después de cada actuación para conocer el importe pendiente de justificar de tu subvención, ¡que luego vienen los sustos y nos faltan gastos por todos lados!
  2. Trabaja con gastos de “calidad”: el gasto debe de estar directamente relacionado con la actividad artística del proyecto
    presentado. Además, deben abonarse dentro del periodo subvencionado. Si tienes dudas sobre el tipo de gasto, lo mejor es llamar al teléfono de atención de la institución pública responsable de la subvención. Nuestro servicio integral de subvenciones incluye la verificación de la calidad del gasto.
  3. Lleva un diario durante el desarrollo del proyecto artístico. El objetivo es que anotes las actividades realizadas, cambios en el proyecto, incidencias, gastos extraordinarios, etc. Esto te facilitará elaborar la memoria justificativa para justificar tu subvención.
  4. Digitaliza y saca el máximo partido a tu tabla de cuentas: escanea las facturas, guárdalas en la carpeta correspondiente de tu ordenador y documéntalas en tu excel de cuentas. De esta manera, no tendrás ningún problema para recopilar todo el gasto posteriormente e incluirlo en la memoria financiera justificativa de la subvención.
  5. Archiva por tipo de gasto y fecha. En las bases de la convocatoria suelen indicar el tipo de gasto, por ejemplo, indirectos, pagos en efectivo, etc. con los porcentajes permitidos para cada tipo de gasto.
    Organizar las facturas y tickets en función del tipo de gasto y el momento de pago te ayudará a comprobar casi en tiempo real el cumplimiento del presupuesto inicial.

Además,

  1. Incluye las nóminas, seguros sociales y justificantes de pago relacionados con el proyecto. Normalmente una gestoría se encarga de estos trámites y, como no los realizas tú directamente, se suelen dejar para el último momento. Ten en cuenta que estos gastos suelen suponer un porcentaje importante del presupuesto, ¡que no se te olvide contabilizarlos!
  2. Utiliza las plantillas de justificación que ofrece la Institución Pública responsable de la subvención. En toda convocatoria suele haber plantillas para la justificación, por ejemplo, el modelo de memoria, o se exigen datos concretos para justificar la subvención.
  3. Presenta una memoria sintética, clara y breve, que refleje los datos requeridos. Evita añadir información de relleno y sin valor.
  4. Comprueba las facturas y los pagos: las facturas de gasto deben estar dirigidas al nombre del beneficiario de la subvención. Además, debes mostrar los justificantes de pago. Lo más cómodo es realizar todos los pagos con una misma tarjeta de crédito o débito. De esta manera, los movimientos quedan registrados en un único banco y son más sencillos de localizar. Recuerda que en una factura debe constar el emisor de la factura, el receptor, la fecha, el concepto y el impuesto aplicado.
  5. Revisa, revisa… y ¡revisa! Evita sustos revisando toda la documentación con suficiente antelación y con calma. Así te aseguras de que todo está ordenado y bien sumado.

En resumen,

sé muy cuidados@ durante todo el proceso de desarrollo del proyecto para que luego todo vaya sobre ruedas.
Recuerda que la falta de justificación o una justificación incorrecta conlleva la pérdida del derecho a cobro de la subvención, así que ¡no te la juegues!

Como ves, se trata de una tarea tan especializada e importante que puede resultar muy conveniente contar con un experto que lleve el control de las cuentas y los documentos. De esta manera evitarás problemas a la hora de la justificación.
Nuestro servicio de gestión integral de subvenciones culturales te orienta durante todo el proceso, desde la búsqueda de la subvención que mejor se adapta a tu proyecto, a la solicitud y justificación de la ayuda.

Si quieres tener siempre a mano estas 10 claves para la justificación de tu subvención, descárgate nuestra Guía Básica de justificación de subvenciones culturales aquí.